Bankovní a pokladní kniha jsou standardní součástí ABRA FlexiBee. Je to jedna z možností, jak získat stavy na účtu v bance nebo v pokladně pro kontrolu proti účetnictví nebo papírovému výpisu.
Když firma vede daňovou evidenci, fungují knihy jinak, než v případě podvojného účetnictví.
V průvodci můžete zadat několik parametrů. Bankovní účet nebo pokladnu a od jakého data vystavení (dále jen datum od) a do jakého data vystavení chcete knihu zobrazit (dále jen datum do).
Daňová evidence nebo nevyplněný účet na bankovním účtu / pokladně
Pokud firma vede daňovou evidenci, chovají se obě knihy jedním způsobem. Stejné chování je u podvojného účetnictví v případě, že na bankovním účtu nebo pokladně není vyplněno pole účet banky (v případě bankovního účtu) nebo účet pokladny (v případě pokladny). Oba dva tyto účty jsou vždy na patřičném záznamu umístěny na záložce Účtování.
Jak FlexiBee vypočte počátek pro bankovní knihu?
Počátek bankovní knihy v daňové evidenci se vypočte tak, že FlexiBee sečte všechny nestornované příjmové doklady v bance, které mají datum vystavení menší než zvolené datum od a jsou navázány na vybraný bankovní účet.
Od tohoto čísla odečte všechny nestornované výdajové doklady z banky, které mají datum vystavení menší než zvolené datum od a jsou navázány na vybraný bankovní účet.
Výsledné číslo je pak použito jako počáteční zůstatek. K němu jsou pak přičítány nestornované doklady ve sledovaném období (mezi datum od a datum do), které jsou navázány na vybraný bankovní účet.
Jak FlexiBee vypočte počátek pro pokladní knihu?
V pokladní knize jsou ve FlexiBee počátky dva. Jeden pro formu úhrady hotově a druhý pro formu úhrady kartou.
Oba dva se získávají podobně jako počátek v bankovní knize, ale je zde navíc ještě uplatněn filtr na formu úhrady. V případě, že je na dokladu nastavena forma úhrady Kartou, je doklad zahrnut do počátku pro platební karty. Pokud je na dokladu nastavena jakákoliv jiná forma úhrady nebo je toto pole prázdné, započítává se doklad do počátku pro hotovost.
Tato čísla se použijí jako počáteční zůstatky. K nim se pak podle stejně jako u bankovní knihy přičítají nestornované doklady navázané na vybranou pokladnu a spadající do zvoleného období.
Podvojné účetnictví s vyplněným analytickým účtem na bankovním účtu / pokladně
Pokud je na bankovním účtu zvolen účet banky nebo na pokladně účet pokladny, začnou výpočty fungovat jinak. V tomto případě totiž FlexiBee při výpočtu zohledňuje i počáteční stav z účetnictví. Je to ale jediný okamžik, kdy mají bankovní nebo pokladní kniha něco společného s účetnictvím.
Jak FlexiBee zohlední počátek z účetnictví?
Z bankovního účtu se načte účet banky nebo z pokladny se načte účet pokladny. Jedná se o analytický účet z účtového rozvrhu (banka 221xxx nebo pokladna 211xxx). Také se z banky nebo pokladny načte měna (v případě že je nevyplněna tak se použije Domácí měna z nastavení firmy)
Dalším krokem je, že se FlexiBee k datu od pokusí najít první předchozí neuzavřené účetní období. Pokud takovéto účetní období nenalezne, tak použije takové účetní období, do kterého spadá datum od.
Nyní tedy má FlexiBee zjištěn analytický účet, měnu a účetní období a může načíst počátek (z účetnictví). Počátek k začátku účetního období je pak počátek MD - počátek Dal. U pokladny je toto číslo použito jako počátek pro hotovost. Počátek pro platby kartou je 0.
Tím máme počátek k začátku účetního období. K tomuto číslu FlexiBee připočte všechny nestornované příjmové doklady spadající datem vystavení do období mezi začátkem účetního období, které bylo použito k získání počátku, a datem od. Všechny nestornované výdajové doklady, které jsou ze stejného časového rozsahu, jsou odečteny.
A tak FlexiBee dospěje k počátečnímu zůstatku pro bankovní knihu.
U pokladny je pak při přičítání a odečítání dokladů opět zohledňována forma úhrady stejně jako u daňové evidence.
Problémy, které se vyskytují
S bankovní / pokladní knihou v daňové evidenci většinou problémy nejsou. Zato s podvojným účetnictví každou chvíli někdo řeší, že mu čísla nesouhlasí na účetnictví nebo na papírový výpis. Tento nesouhlas má několik možných vysvětlení.
- Ve většině případů nejsou zohledňovány jiné doklady než doklady v bance (pro bankovní knihu) nebo v pokladně (pro pokladní knihu). Velmi často se při analýze zjistí, že si někdo na analytický účet z pokladny nebo bankovního účtu zaúčtoval něco v evidenci interní doklady. Ty se ale do bankovní / pokladní knihy promítnou jen tehdy, když mají datum zaúčtování před prvním předchozím neuzavřeným účetním obdobím.
Řešením tohoto problému je všechny opravy provádět přímo v bance nebo v pokladně nikoliv v interních dokladech. - Dalším důvodem proč počátky občas nesouhlasí, je použití stejného analytického účtu na dvou různých bankovních účtech nebo pokladnách. Při výpočtu počátku se pak počátek z účetnictví připočítává k oběma bankovním účtů nebo pokladnám.
Řešením tohoto problému je použít na všech bankovních účtech nebo pokladnách samostatné analytické účty. - Bankovní nebo pokladní knihu rozbíjí také jednodokladové převody peněz z jednoho bankovního účtu nebo pokladny na druhý. Ve FlexiBee sice můžeme zadat doklad, který na straně MD má účet 221001 a na straně Dal účet 221002. Jde to, ale do bankovní knihy se tento doklad započte jen pro bankovní účet, který je na tomto dokladu nastaven v hlavičce. Pozor tento bankovní účet ani nemusí mít přiřazen jeden nebo druhý analytický účet!
Řešení? Převody peněz se provádí přes účet peníze na cestě → jsou potřeba dva doklady. - Pokud nesouhlasí počátky, s největší pravděpodobností nebudou souhlasit ani zůstatky.
Řešením je zkontrolovat a případně vyřešit všechny předchozí problémy 🙂
Shrnutí?
Pokud se dostanete do situace, kdy bankovní nebo pokladní kniha nesouhlasí na účetnictví, mohu s téměř 100% jistotou říci, že se jedná o minimálně jednu ze 4 běžných chyb, které jsou popsány výše.
