Položky dokladů
Do minulé verze bylo možné importovat pouze bezpoložkové doklady. Od nové verze je ovšem možné i dokladům přidávat položky. Díky této možnosti byly přidány i evidence, kde bezpoložkové doklady nedávaly smysl.
Mezi důležité nové evidence patří skladové doklady (Příjemky/Výdejky) a objednávky. Z jednoho XLS souboru se naimportují hlavičky dokladů a z druhého souboru se pak připojí položky. Pokud tedy uživatel přechází z jiného systému, je možné přenést kompletní doklady bez ztráty jakýchkoliv důležitých dat. Je možné zachovat historii Analýzy prodeje nebo nákupu, účetnictví a podobných, pro firmu důležitých, dat.
Další možností, jak import položek dokladů využít, jsou opět hromadné změny. Každý uživatel už určitě řešil, jak k některým položkám přiřadit konkrétní středisko, účet nebo nějakou podobnou vlastnost. Nyní je nejjednodušší cestou vyexportovat si potřebné položky z Přehledů položek dokladů, změnit co je potřeba a naimportovat je zpět. Při exportu je nutné vyexportovat i sloupce ID (unikátní identifikátor položky) a číslo dokladu, ke kterému je položka přiřazena (interní číslo). Podle těchto dvou informací totiž FlexiBee dokáže při importu změnit konkrétní položku a nebude vytvářet novou.
Kusovník
Pokud ve FlexiBee používáte modul Výroba, bude se vám jistě hodit i import Kusovníku. Vyplnit u ceníkových položek kusovníky je pro firmu, která chce výrobu používat, práce na pár dní. Jednou možností je vytvořit si můstek a vygenerovat XML soubor. Výrazně jednodušší variantou ale je použít import z několika-sloupcového XLS souboru.
Import v oddělených transakcích
Standardně importy ve FlexiBee probíhají v jedné transakci a při chybě je celá dávka zrušena. Importy sice zaznamenávají více chyb než jen jednu, ale při importu velkých souborů je každá chyba obrovská ztráta času. To je jeden z důvodů, proč FlexiBee doplnilo magické zaškrtávátko s názvem Importovat v oddělených transakcích (bezchybné bude uloženo).
Další důležitou vlastností tohoto zaškrtávátka je snížení paměťových nároků importu. Například import položek skladových dokladů bez využití této vlastnosti zvládne přibližně stovky položek, po jeho zaškrtnutí se pohybujeme určitě v tisících. Hlavní je ale u položek využít vlastnost ID aby při opakovaném importu nedocházelo k „množení“ položek.
Tato funkčnost je zajištěna použitím atributu atomic=“false“, který se používá při importu XML souborů.
Externí identifikátory
U položek dokladů je jediná možnost, jak identifikovat položku, vlastnost ID. Označení není použitelné, protože není unikátní a FlexiBee podle tohoto pole neumí položky vyhledávat. Ve vlastnosti ID je ale možné použít externí identifikátor. Rozdíl mezi externím identifikátorem (začíná na ext:) a interním identifikátorem FlexiBee (kladné celé číslo), který je také použitelný, je především v okamžiku, kdy položka neexistuje. Pokud použijete externí identifikátor, pak při neexistenci položky dojde k jejímu založení. Kdežto v případě, že použijete interní identifikátor a položku jste smazali, import selže a položka se nezaloží.
Funkce a vzorce
Do verze FlexiBee 2016.4 bylo nutné před importem odstranit z XLS souboru všechny funkce a vzorce. Od nové verze je již odstraňovat nutné není. Při importu dojde k jejich vyhodnocení a importuje se až výsledná hodnota. K čemu jsou použitelné? Například k seskládaní unikátního externího identifikátoru z několika různých sloupců.
=CONCATENATE("ext:migrace:skladova-polozka:";A2;":";D2;":";E2;":";I2)
Dříve bylo nutné buď soubor uložit jako CSV a opět načíst nebo použít funkci Vložit jinak, která také zajistila vyhodnocení vzorců a do buněk vložla výsledky.
To, že v XLS souboru mohou zůstat funkce, je výhodné především v případě, že v nich najdete chybu a potřebujete je změnit.
Migrace dat ze systémů Pohoda a Money S3
Díky nástroji import z Excelu je velmi jednoduché přenést z těchto účetnictví „kompletní“ data, potřebná k vedení účetnictví ve FlexiBee. Není nejmenší problém přenést Adresář firem, Ceník, Stavy skladů, Účtový rozvrh a neuhrazené doklady. K tomuto vám postačí standardně dostupné moduly. Jen neuhrazené doklady je nutné přenést jako bezpoložkové a uložit je do evidencí Ostatní pohledávky nebo Ostatní závazky.
V případě, že potřebujete i něco víc, využijte těchto nových možností a namigrujte si například kompletní historii Vydaných faktur abyste věděli, co jste komu a kdy prodali a nemuseli přepínat mezi různými programy.
Budoucnost a přidávání nových evidencí
V současné době jsou již dostupné všechny důležité evidence. Ovšem několik možností stále ještě zbývá. Smlouvy a položky smluv by mohly usnadnit práci například poskytovatelům internetového připojení. Na ceníku je také ještě několik záložek, které není možné z excelu importovat. Sady a komplety, podobné zboží, příslušenství atd. Většinou se ale tyto záložky synchronizují s internetovými obchody a tak není import z excelu natolik nepostradatelný. Další evidence již bude využívat jen minimum zákazníků, takže nejspíše už doplněny nebudou, ale nikdy neříkej nikdy.
Chcete si to zkusit?
Adresář
Ceník
Skladové karty
Kusovník
Přijaté faktury
Položky přijatých faktur
Vydané faktury
Položky vydaných faktur
Aktualizace 30.3.2017 - Kusovník
Ve verzi 2017.1.8 byl upraven import kusovníku aby bylo nutné vyplňovat jen minimum polí.
Zkrácený kusovník
Aktualizace 9. 4. 2018 - Skladové doklady
Doplnil jsem ukázky importu Skladových dokladů a jejich položek.
Skladové doklady
Položky skladových dokladů
