Nejjednodušší cestou, jak do ABRA FlexiBee rychle přenést rozsáhlý ceník a nastavit počáteční stavy skladů, je import z excelu. Většina ostatních účetních programů umožňuje export katalogu a stavu skladu ve formátu XLS.
Občas se stane, že tyto programy umožňují i modernější formát XLSX, ale tento formát není možné pro import do FlexiBee použít. Je tedy nutné nejprve XLSX soubor otevřít a Uložit jako s výběrem formátu Microsoft Excel (97-2003).
Pro úspěšný import do FlexiBee bývá potřeba tento XLS soubor ještě rozdělit na dva. Nejprve z jednoho souboru naimportovat záznamy do evidence Ceník a následně z druhého naimportovat Skladové karty.
Import do evidence Ceník
V XLS souboru pro import do evidence Ceník ponecháme informace o produktech, tj. Název, Zkratku, Měrnou jednotku, Prodejní cenu, atd. Doplníme sloupeček Skladové, jehož hodnotou bude A. Tento sloupec říká, že budou pro produkt existovat skladové karty (FlexiBee bude evidovat stav skladu). Všechny ostatní sloupce ze souboru buď odstraníme, nebo přesuneme na konec.
Import do evidence Ceník provedeme v menu Nástroje → Import → Import z Excelu. V průvodci zvolíme jaké sloupce a v jakém pořadí máme v souboru a spustíme import.
Prosím opakujte akci zachvilku.
Import do evidence Skladové karty
Pokud se import ceníku podaří, můžeme se pustit do importu skladových karet. Z původního XLS souboru odstraníme všechny sloupce kromě identifikátoru produktu (při importu do evidence Ceník, jsme tento sloupec použili jako Zkratku), stavu zásob v měrných jednotkách a stavu zásob v tuzemské měně. Pokud XLS soubor obsahuje identifikaci skladu, tak ji také ponecháme. Zůstal nám tedy XLS soubor, který obsahuje 3 nebo 4 sloupce. Pokud nebyla obsažena identifikace skladu, musíme ji doplnit (sloupec musí obsahovat Zkratku ze seznamu skladů ve FlexiBee). Dalším sloupcem, který musíme doplnit, je identifikátor účetního období. FlexiBee má totiž skladové karty vázány na účetní období. Hodnotou v tomto sloupci bude Zkratka minulého účetního období, které jsme si založili (v našem případě tedy 2017).
Import do evidence Skladové karty provedeme stejným postupem jako u Ceníku. V menu Nástroje → Import zvolíme možnost Import z Excelu. Nastavíme sloupce a jejich pořadí dle XLS souboru a spustíme import.
Prosím opakujte akci zachvilku.
Po úspěšném importu by se nám měly v evidenci Skladové karty objevit nové skladové karty. V evidenci Příjemky/výdejky se automaticky vytvoří příjemky, které zboží naskladní. Příjemky budou mít datum vystavení nastaveno na první den účetního období a číslo dokladu začínající na MIG. Ve většině případů jich bude několik a v každé z nich bude naskladněno 100 produktů.
Správné zaúčtování příjemek můžeme vyřešit hromadnými změnami.
