Import z Excelu ve FlexiBee

Jednou z novinek FlexiBee ve verzi 2016.4. je kompletní přepracování a rozšíření importů z Excelu. Od této verze je možné bez problémů importovat nejen pohledávky a závazky, ale i vydané a přijaté faktury, banku a pokladnu. Také je možné z Excelu udržovat prodejní a nákupní ceny pro různé odběratele a dodavatele a atributy u ceníku.

Excel jako nástroj pro běžné uživatele, je velmi jednoduchý a srozumitelný a proto vnímám tuto novinku jako výrazné zjednodušení práce s FlexiBee. Zjednodušuje se přechod na FlexiBee i jeho dlouhodobé využívání, pokud není člověk programátor a nechce řešit různé můstky s pomocí REST API. Ne že by jejich výroba byla nějak složitá, ale Excel je prostě Excel 🙂.

Obrázky se nestihly načíst.
Prosím opakujte akci zachvilku.

Rozšíření možností importů dokladů.

V nové verzi přibyla možnost importu vydaných a přijatých faktur, banky a pokladny. Jedná se sice „jen“ o bezpoložkové doklady (excel neumožňuje zadávat položkové jako REST API), ale i to většinou stačí.
Vydané a přijaté faktury jsou skvělou možností pro přechod na FlexiBee. Také účetní firmy ji jistě v hojné míře využijí pokud jim zákazníci nejsou schopni dodat podklady jinak než v Excelu. Import pokladních dokladů je doplněn také především kvůli snadnému přechodu.
Ovšem nástrojem pro všechny je import bankovních pohybů. Pokud jste se již setkali s tím, že Vaše banka neumí vyexportovat pohyby v jiné formátu než XLS nebo CSV nebo se za strojově zpracovatelné formáty (ABO, MultiCash,...) doplácí, tak import bankovních pohybů z Excelu Váš problém řeší. Jednoduše stáhnete výpis z banky a otevřete ho v Microsoft Excel, OpenOffice nebo LibreOffice Calc. Doplníte sloupce s typem dokladu a typem pohybu. Odstraníte zbytečné sloupce tak, aby Vám v souboru zbyly jen důležité jako variabilní symbol, částka, datum a popis transakce a můžete se směle pustit do importu.

Obrázky se nestihly načíst.
Prosím opakujte akci zachvilku.

Import probíhá standardní cestou v tabulce dané evidence pod ikonou Export/Import nebo v menu Nástroje – Import – Import z Excelu. Nastavíte sloupečky obsažené v XLS souboru včetně jejich pořadí a spustíte import. A hle to co jste dříve pracně zadávali ručně je během pár chvil vytvořeno strojem.

Importy prodejních a nákupních cen do ceníku.

Dalším rozšířením je import prodejních a nákupních cen do ceníku. Udržovat tyto ceny ručně přes FlexiBee je nadlidský úkol, ale s využitím Excelu se opět práce značně zjednodušuje. Každý obchodník je schopne vytvořit excelovskou tabulku, ve které bude mít v jedno sloupečku zkratku zboží, ve druhém zkratku odběratele a ve třetím prodejní nebo nákupní cenu. Po naimportování pak je všechno stejně i ve FlexiBee. Samozřejmě je možné import „zesložitit“ využitím střediska, ceníkové skupiny atd. ale to je také možné.

Import atributů do ceníku.

FlexiBee s rozšířením pro eshopy umožňuje u každého ceníku mít nadefinovány různé atributy (např. úhlopříčka monitoru, spotřeba žárovky, výdrž na baterii u mobilního telefonu). Jejich správa je přes FlexiBee opět náročnější, ale pokud se využije excel práce se opět značně zjednoduší.

Hromadné změny pomocí importu z Excelu.

Ve FlexiBee na různé tabulky postupně přibývají možnosti hromadných změn. Takže je již možné měnit zaúčtování na dokladech, řádek dph a řádek kontrolního hlášení. Ovšem většině uživatelů toto nestačí. Opět je řešením využít REST API jako u všech předchozích bodů, ale to je práce pro programátora. Pokud potřebuji na několika konkrétních dokladech změnit například středisko nebo jim nastavit zakázku mohu to udělat ručně. Nebo si do Excelu vyexportuji jejich čísla a přidám sloupec se zakázkou nebo střediskem a opět naimportuji zpět do FlexiBee. Během chvíle jsem takto schopen upravit stovky dokladů bez toho abych musel každý z nich otvírat a měnit.

FlexiBee si pamatuje nastavení předchozího importu.

Velkým problémem předchozí možnosti importu z Excelu bylo, že při opakovaných importech si FlexiBee nebylo schopno zapamatovat nastavení sloupců. Při každém vypnutí se nastavení zapomnělo a každý uživatel musel znovu vybírat potřebné sloupečky. Od verze 2016.4. si FlexiBee pamatuje pro každého uživatele a každou jednotlivou možnost importu jedno poslední nastavení. Pokud tedy uživatel bude stále každý měsíc importovat například dříve zmíněné bankovní pohyby nastaví seznam sloupců jen jednou a při každém dalším importu již sloupce vybírat nemusí 🙂.

Exportovat ve formátu vhodném pro import.

Pokud se rozhodnete pomocí Excelu přenášet data z jedné účetní jednotky do druhé, tak jistě využijete i možnost Exportu ve formátu vhodném pro import.

Obrázky se nestihly načíst.
Prosím opakujte akci zachvilku.

Co to znamená? Při exportu do Excelu FlexiBee exportuje některé sloupečky jejich lokalizovanou hodnotou. Například typ pohybu jako Příjem nebo Výdej. Takovýto Excel ale není možné zpětně naimportovat, protože FlexiBee vyžaduje místo Příjem typPohybu.prijem a místo Výdej typPohybu.vydej. Pokud ale z FlexiBee vyexportujete data ve formátu vhodném pro import budou ve sloupci typ pohybu rovnou tyto hodnoty a Excel tedy půjde naimportovat do jiné firmy bez problémů.

Stažení nejnovější verze FlexiBee

Import z Excelu

- (13. 6. 2018)

Líbil se vám článek?

Nasdílejte ho svým přátelům na sociálních sítích.

Pinterest

Názory, připomínky a jiné komentáře

Dobrý den, pane Norský,
nemohu nikde najit postup importu xls položkových faktur. Zachytil jsem jen, že se import do evidence provádí ve 2 krocích - import Vydané_faktury BEZ položek a import Položky_vydaných_faktur.
V praxi, při xls importu Faktur, ale neodpovídají nabízené sloupce výběru Flexi-importu sloupce vybírám podle předchozího vyexportovaného xls v dané agendě).

Dotaz: Které (účetní)sloupce xls sestavy Vydane_faktury lze před importem do agendy vymazat? Lze vymazat částky a daně a účtování atd. vše, co je obsaženo znovu v xls sestavě Položky_faktur?

V návodech a znalostních bázích se toto nikde nezmiňuje a teoreticky chápu, že BEZpoložková je bez položek, ale přece jen import xls v praxi vypadá jinak.

Děkuji za nasměrování, nebo vysvětlení. Díky R.

Radek: Koukněte na stránku https://charlieblog.eu/clanek-flexibee-dalsi-rozsireni-importu-z-excelu . Tam jsou i ukázky ;-)

Díky, ano, koukal jsem.
Chápu to tedy tak, že to, co je v příkladech jsou sloupce nezbytné a vše ostatní je nadbytečné a může(nemusí) se odstranit? Něco si Flexi umí dotvořit, dopočítat, dohledat, doplnit samo? Moje xls totiž např. Vydane_faktury maji přes 50 sloupců a všechny se zdají být důležité, zejména zaúčtování, pozice v KH...generování pro sklad atd.. No, možná až všechny agendy naimportuji, systém si to všechno sežvejká a správně sesumíruje?
Trávím nad tím už druhý den a napadá mne, kdybych tam těch pár set faktur nadatloval ručně, už bych byl v polovině ... :-)))
Děkuji za Váš čas. R.

Radek: Ne. Pokud bude správně nastavený typ dokladu, tak v podstatě jediný povinný sloupec je typ dokladu. Ale smysluplné minimum to možná je.
Ve FlexiBee všechny importy (XLS, XML i JSON) fungují tak, že na základě vyplnění nějaké vlastnosti se vyplní ty, které se vyplnit mají.
Samozřejmě, že mnohdy je jednodušší a rychlejší zadat data ručně. Pokud se bavíme o sto fakturách, tak možné jo, ale pokud se bavíme o deseti tisících tak už ne. ;-)

Vložit nový komentář

Jsem programátor, horolezec a tak trochu FlexiBee fanatik :-).
Na CharlieBlogu sepisuji své nápady a poznatky už od roku 2006.

Powered by CharlieBlog Engine v2.3 - Login