Import z Excelu ve FlexiBee

Jednou z novinek FlexiBee ve verzi 2016.4. je kompletní přepracování a rozšíření importů z Excelu. Od této verze je možné bez problémů importovat nejen pohledávky a závazky, ale i vydané a přijaté faktury, banku a pokladnu. Také je možné z Excelu udržovat prodejní a nákupní ceny pro různé odběratele a dodavatele a atributy u ceníku.

Excel jako nástroj pro běžné uživatele, je velmi jednoduchý a srozumitelný a proto vnímám tuto novinku jako výrazné zjednodušení práce s FlexiBee. Zjednodušuje se přechod na FlexiBee i jeho dlouhodobé využívání, pokud není člověk programátor a nechce řešit různé můstky s pomocí REST-API. Ne že by jejich výroba byla nějak složitá, ale Excel je prostě Excel :-).

Moznosti

Rozšíření možností importů dokladů.

V nové verzi přibyla možnost importu vydaných a přijatých faktur, banky a pokladny. Jedná se sice „jen“ o bezpoložkové doklady (excel neumožňuje zadávat položkové jako REST-API), ale i to většinou stačí.
Vydané a přijaté faktury jsou skvělou možností pro přechod na FlexiBee. Také účetní firmy ji jistě v hojné míře využijí pokud jim zákazníci nejsou schopni dodat podklady jinak než v Excelu. Import pokladních dokladů je doplněn také především kvůli snadnému přechodu.
Ovšem nástrojem pro všechny je import bankovních pohybů. Pokud jste se již setkali s tím, že Vaše banka neumí vyexportovat pohyby v jiné formátu než XLS nebo CSV nebo se za strojově zpracovatelné formáty (ABO, MultiCash,...) doplácí, tak import bankovních pohybů z Excelu Váš problém řeší. Jednoduše stáhnete výpis z banky a otevřete ho v Microsoft Excel, OpenOffice nebo LibreOffice Calc. Doplníte sloupce s typem dokladu a typem pohybu. Odstraníte zbytečné sloupce tak, aby Vám v souboru zbyly jen důležité jako variabilní symbol, částka, datum a popis transakce a můžete se směle pustit do importu.

Banka

Import probíhá standardní cestou v tabulce dané evidence pod ikonou Export/Import nebo v menu Nástroje – Import – Import z Excelu. Nastavíte sloupečky obsažené v XLS souboru včetně jejich pořadí a spustíte import. A hle to co jste dříve pracně zadávali ručně je během pár chvil vytvořeno strojem.

Importy prodejních a nákupních cen do ceníku.

Dalším rozšířením je import prodejních a nákupních cen do ceníku. Udržovat tyto ceny ručně přes FlexiBee je nadlidský úkol, ale s využitím Excelu se opět práce značně zjednodušuje. Každý obchodník je schopne vytvořit excelovskou tabulku, ve které bude mít v jedno sloupečku zkratku zboží, ve druhém zkratku odběratele a ve třetím prodejní nebo nákupní cenu. Po naimportování pak je všechno stejně i ve FlexiBee. Samozřejmě je možné import „zesložitit“ využitím střediska, ceníkové skupiny atd. ale to je také možné.

Import atributů do ceníku.

FlexiBee s rozšířením pro eshopy umožňuje u každého ceníku mít nadefinovány různé atributy (např. úhlopříčka monitoru, spotřeba žárovky, výdrž na baterii u mobilního telefonu). Jejich správa je přes FlexiBee opět náročnější, ale pokud se využije excel práce se opět značně zjednoduší.

Hromadné změny pomocí importu z Excelu.

Ve FlexiBee na různé tabulky postupně přibývají možnosti hromadných změn. Takže je již možné měnit zaúčtování na dokladech, řádek dph a řádek kontrolního hlášení. Ovšem většině uživatelů toto nestačí. Opět je řešením využít REST-API jako u všech předchozích bodů, ale to je práce pro programátora. Pokud potřebuji na několika konkrétních dokladech změnit například středisko nebo jim nastavit zakázku mohu to udělat ručně. Nebo si do Excelu vyexportuji jejich čísla a přidám sloupec se zakázkou nebo střediskem a opět naimportuji zpět do FlexiBee. Během chvíle jsem takto schopen upravit stovky dokladů bez toho abych musel každý z nich otvírat a měnit.

FlexiBee si pamatuje nastavení předchozího importu.

Velkým problémem předchozí možnosti importu z Excelu bylo, že při opakovaných importech si FlexiBee nebylo schopno zapamatovat nastavení sloupců. Při každém vypnutí se nastavení zapomnělo a každý uživatel musel znovu vybírat potřebné sloupečky. Od verze 2016.4. si FlexiBee pamatuje pro každého uživatele a každou jednotlivou možnost importu jedno poslední nastavení. Pokud tedy uživatel bude stále každý měsíc importovat například dříve zmíněné bankovní pohyby nastaví seznam sloupců jen jednou a při každém dalším importu již sloupce vybírat nemusí :-).

Exportovat ve formátu vhodném pro import.

Pokud se rozhodnete pomocí Excelu přenášet data z jedné účetní jednotky do druhé, tak jistě využijete i možnost Exportu ve formátu vhodném pro import.

Pro import

Co to znamená? Při exportu do Excelu FlexiBee exportuje některé sloupečky jejich lokalizovanou hodnotou. Například typ pohybu jako Příjem nebo Výdej. Takovýto Excel ale není možné zpětně naimportovat, protože FlexiBee vyžaduje místo Příjem typPohybu.prijem a místo Výdej typPohybu.vydej. Pokud ale z FlexiBee vyexportujete data ve formátu vhodném pro import budou ve sloupci typ pohybu rovnou tyto hodnoty a Excel tedy půjde naimportovat do jiné firmy bez problémů.

Stažení nejnovější verze FlexiBee

ABRA FlexiBee, Import z Excelu

-

Líbil se vám článek?

Nasdílejte ho svým přátelům na sociálních sítích.

Google+

Názory, připomínky a jiné komentáře

Zatím nikdo nic nenapsal. Buďte první :-).

Vložit nový komentář
Kája z Norska
Kája z Norska

Jsem programátor, horolezec a tak trochu FlexiBee fanatik :-).
Na CharlieBlogu sepisuji své nápady a poznatky už od roku 2006.