U těchto dokladů potřebujeme z původního systému přenést hlavně částky, které zbývají uhradit. Například, pokud máme ve starém účetnictví evidovánu vydanou fakturu na 1 000 Kč a odběratel nám zatím uhradil 300 Kč, potřebujeme ve FlexiBee vytvořit doklad na 700 Kč. Na tomto dokladu musí být vyplněn Variabilní symbol a správné Číslo dokladu. Nemusíme mít v účetnictví doklad na 1000 Kč a složitě znovu řešit jak ho vytvořit a spárovat s úhradou na 300 Kč. Pokud bude někdo potřebovat originální fakturu, tak stejně potřebujeme do starého systému.
Import pohledávek a závazků z XLS
Nejjednodušším způsobem, jak do FlexiBee zadat saldo neuhrazených faktur, je opět import z excelu. Je možné využít import do evidencí Ostatní pohledávky a Ostatní závazky. Import do těchto dvou evidencí je možný ve všech licencích FlexiBee.
Ze starého systému si vyexportujeme XLS soubor, který bude obsahovat číslo dokladu, variabilní symbol, identifikaci firmy (název firmy, IČ a DIČ, …), datum splatnosti a částku, která zbývá uhradit. To jsou v podstatě všechny sloupce, které potřebujeme. Pokud je to možné tak se hodí i zaúčtování. U přijatých faktur musí být obsaženo i původní číslo faktury od našeho dodavatele (jinak import bude hlásit chybu a nepodaří se).
Pokud máme i neuhrazené pohledávky a závazky v cizích měnách doporučuji je mít v samostatném XLS souboru. Musí totiž obsahovat několik sloupců navíc. Musí v něm být sloupec s identifikátorem měny. FlexiBee využívá třípísmené identifikátory měn (např. EUR pro eura nebo USD pro dolary). Místo neuhrazené částky v tuzemské měně (CZK 🙂) je potřeba neuhrazená částka v cizí měně.
Do XLS souborů ještě doplníme několik sloupců, které FlexiBee potřebuje.
Doplníme sloupec s typem dokladu. Pokud budeme importovat pohledávky, tak v tomto sloupci musí být zkratka typu ostatní pohledávky (Účetnictví → Typy dokladů → Typy ostatních pohledávek). Pro import závazků bude tento sloupec obsahovat zkratku typu ostatního závazku (Účetnictví → Typy dokladů → Typy ostatních závazků). Doporučuji si pro tento účel založit samostatný typ dokladu se zkratkou např. MIGRACE, abychom byli v budoucnu schopni jednoduše odlišit přenášené doklady od těch, které již byly pořízeny ve FlexiBee.
Dalším sloupcem, který musíme doplnit, je datum vystavení. Bude ve všech případech obsahovat koncové datum předchozího účetního období (v našem případě 31.12.2017).
Do XLS souborů obsahujících neuhrazené faktury, pohledávky a závazky v cizích měnách je potřeba ještě doplnit kurz, který se použije k přepočtu na tuzemskou měnu, ve které účtujeme. Doporučuji použít kurz platný ke konci předchozího účetního období (31.12.2017).
Doporučuji tyto údaje oddělovat např. středníkem, aby bylo možné toto pole později programově rozsekat a získat původní hodnoty.
Když máme XLS soubory připraveny, spustíme ve FlexiBee funkci Import z Excelu. Tato funkce se nachází v menu Nástroje → Import → Import z Excelu. Vybereme si požadovanou evidenci, do které chceme data importovat (Ostatní pohledávky nebo Ostatní závazky). V dalším kroku zvolíme které sloupce a v jakém pořadí máme v XLS souboru, pak vybereme soubor a spustíme import.
Import neuhrazených vydaných a přijatých faktur
Pokud chceme mít neuhrazené vydané a přijaté faktury v patřičných evidencích, musíme si dokoupit moduly pro import z excelu do evidencí vydané faktury a přijaté faktury. Cena za jeden modul je 1950 Kč bez DPH.
Pokud se smíříme s tím, že data budeme mít také v evidencích ostatní pohledávky a ostatní závazky, tak žádné příplatkové moduly nepotřebujeme.
Celý import probíhá naprosto stejně jako u pohledávek a závazků, jen při importu vybereme evidenci Vydané faktury nebo Přijaté faktury.
Zaúčtování naimportovaných dokladů
Dokladům můžeme přiřadit zaúčtování buď rovnou při importu nebo po jeho úspěšném dokončení.
Pokud chceme při importu doklady rovnou zaúčtovat, musíme do importních souborů doplnit zaúčtování. Dva nové sloupce musí obsahovat primární účet (např. 311xxx) a protiúčet, kterým bude opět naše analytika účtu 395.
Zaúčtovat doklady také můžeme až po importu pomocí hromadných změn. Hromadné změny se nachází v každé evidenci v horním menu.
Jak jsme na tom?
Pokud jsme postupovali podle návodů v předchozích dílech, máme již ve FlexiBee nahrán ceník a stavy skladů, nastaven počáteční stav banky a pokladny a nyní jsme doplnili neuhrazené faktury. Máme tak ve FlexiBee všechno co běžný uživatel potřebuje. Můžeme prodávat, máme z čeho platit faktury a víme co nám kdo dluží a komu co dlužíme my.
V dalších částech seriálu nás bude čekat evidence majetku, mzdy a personalistika a nakonec srovnání účetnictví.
