Obsah článku
Máte ve složce několik faktur ISDOC a potřebujete je dostat do ABRA Flexi? Připravil jsem doplněk Hromadný import ISDOC, ve kterém nastavíte společné volby, vyberete více souborů a spustíte jejich zpracování. Každý doklad má potom vlastní výsledek, takže hned vidíte, co se podařilo a co potřebuje vaši pozornost.
Doplněk funguje nad přijatými i vydanými fakturami. Vedle samotného ISDOC umí také archiv ISDOCX a faktury ISDOC.PDF. Navíc pro každý soubor vyhledá účetní období a podle nastavení připraví dodavatele v adresáři nebo doplní formu úhrady.
Co můžete nahrát
- ISDOC – samostatný soubor s daty faktury.
- ISDOCX – archiv obsahující ISDOC a případné další přílohy. Doplněk najde hlavní fakturu, naimportuje ji a k dokladu přiloží původní archiv.
- ISDOC.PDF – PDF s vloženým souborem ISDOC. Vložená data slouží také pro určení období a další nastavení. Původní PDF se zachová jako příloha faktury.
V jednom výběru můžete tyto formáty kombinovat. Jedna dávka ale vždy míří do jedné evidence: přijaté faktury spouštějte z přijatých a vydané z vydaných.
U ISDOCX zůstávají doprovodné soubory součástí přiloženého archivu. Doplněk je nerozkládá na samostatné přílohy faktury.
Když šifrované PDF nejde ve Flexi přečíst
Některá PDF lze běžně otevřít bez zadání hesla, přesto jsou uvnitř šifrovaná. Čtečka ve Flexi je může odmítnout hláškou Bad user password. Doplněk proto před importem kontroluje šifrování.
Pouze u šifrovaných PDF, ze kterých dokáže přečíst vložený ISDOC, naimportuje přímo tato data a po úspěchu přiloží původní PDF samostatně. Soubor se přiloží beze změny obsahu. Nešifrovaná PDF dál procházejí běžným PDF importem Flexi.
Pokud selže až přiložení PDF, faktura už zůstává naimportovaná a můžete zopakovat jen doplnění přílohy. Znovu vyberete stejný původní soubor; druhá faktura tím nevznikne. PDF, které bez zadání hesla přečíst nelze, doplněk odmítne před importem.
Nastavení jednou pro celou dávku
Ve formuláři nejprve vyberete typ dokladu. Nabídka se načítá z vaší firmy ve Flexi, takže pracujete se stejnými typy, které už používáte. Stejně se vybírá nepovinný předpis zaúčtování.
Vybraný typ dokladu a předpis zaúčtování si doplněk po odeslání dávky zapamatuje ve Flexi a příště je předvybere. Volby si pamatuje zvlášť pro přijaté a vydané faktury. Předvybere pouze položky, které jsou nadále dostupné v číselnících.
Společně nastavíte také automatický odpočet záloh a zálohových daňových dokladů a způsob doplnění formy úhrady. Pokud potřebujete pro část faktur jiné nastavení, rozdělte je do samostatných dávek.
Pak už stačí vybrat soubory a stisknout Spustit import. Soubory se zpracují postupně. Maximální počet a velikost ukazuje formulář podle možností serveru; pro celou dávku platí také celkový limit nahrávání.
Prosím opakujte akci zachvilku.
Každá faktura dostane své účetní období
Účetní období ve formuláři ručně nevybíráte. Doplněk vezme z každého ISDOC datum vystavení a ve Flexi najde období, do kterého toto datum patří. Jeho skutečný kód pak předá standardnímu importu.
Můžete tedy společně nahrát například faktury z prosince 2025 a ledna 2026. Každá se zpracuje v odpovídajícím období, pokud k němu máte přístup. Vyhledává se podle rozsahu dat, takže postup počítá i s hospodářským rokem.
Rozpoznané období a použité datum uvidíte u každého souboru ve výsledcích. Pokud období není dostupné, chybí oprávnění nebo se nedá vybrat jednoznačně, import daného souboru se zastaví s vysvětlením.
Výchozí sklad pro skladové položky
U skladových položek se Flexi snaží určit sklad automaticky. Má-li položka právě jednu skladovou kartu v období dokladu, použije její sklad. Když takto jednoznačný výsledek nemá, může při importu přes API využít pokročilý parametr paramImportIsdocVychoziSklad.
Doplněk tento parametr kontroluje a ověří, zda nastavený kód odpovídá dostupnému skladu. Pokud hodnota chybí nebo dostupnému skladu neodpovídá, nabídne výběr z číselníku a tlačítko Uložit výchozí sklad pro celou firmu. Uložená hodnota je prostý kód skladu; není potřeba ho ručně opisovat. Po uložení doplněk sám obnoví nastavení firmy na serveru Flexi, takže můžete pokračovat v importu.
Prázdný parametr neblokuje každou fakturu. Pokud ale Flexi sklad potřebuje a nedokáže ho určit, může import odmítnout. Vytváření příjemek nebo výdejek se dál řídí nastavením generování skladových dokladů ve Flexi.
Dodavatel se založí před importem
U přijatých faktur najdete volbu Založit novou firmu do adresáře. Ve výchozím stavu je zaškrtnutá. Doplněk podle IČ nejprve dohledá dodavatele a chybějící firmu případně založí samostatným požadavkem. Teprve potom odešle fakturu k importu.
Standardní import Flexi tak už může dodavatele najít. Dodatečné přepisování vazby na firmu po importu není potřeba a nemůže zasáhnout do údajů, které import vyplnil.
Do nového adresářového záznamu se přenese název, IČ, DIČ, ulice s číslem, město, PSČ a stát. Existující záznam se nemění. Bankovní spojení, EAN ani druhou adresu doplněk do adresáře nekopíruje.
Bez IČ se firma nezakládá. U vydaných faktur tato volba není. Pokud zapnuté založení dodavatele selže, faktura se zatím neimportuje. Když naopak firma vznikne a až následně selže import faktury, zůstane založená v adresáři.
Forma úhrady podle ISDOC
Při importu vydaných faktur standardní mechanismus Flexi nepřebírá formu úhrady z ISDOC. Doplněk proto umí po úspěšném importu načíst zdrojový kód PaymentMeansCode a samostatným požadavkem nastavit odpovídající formu úhrady.
Na výběr jsou tři režimy:
- Bez doplnění – zůstane výsledek standardního importu Flexi.
- Podle ISDOC – forma se doplní podle souboru a může přepsat i výchozí hodnotu z typu dokladu.
- Podle ISDOC se zachováním převodu – pokud už má naimportovaný doklad nastavený převod, doplněk ho ponechá.
U vydaných faktur je předvybrané doplnění podle ISDOC, u přijatých ponechání standardního výsledku. V části Přiřazení forem úhrady můžete určit konkrétní položku svého číselníku pro hotovost, převod, kartu a další druhy plateb. To se hodí třeba tehdy, když máte více forem úhrady stejného druhu.
Nabízejí se pouze formy určené k použití na fakturách. Pokud pro zdrojový druh není použitelné přiřazení, dosavadní forma zůstane a doplněk vypíše varování.
Výsledek zvlášť pro každý soubor
Po dokončení se zobrazí tabulka se souborem, účetním obdobím, výsledkem a číslem vytvořeného dokladu. Chyby a varování mají vlastní řádek pod příslušnou fakturou, takže delší vysvětlení nezabere místo ostatním sloupcům.
Prosím opakujte akci zachvilku.
Na ukázce jsou vedle úspěšných importů i odmítnuté soubory a dokončené faktury s doplňující informací. Například hlášení o šifrovaném PDF vysvětluje, že se použil vložený ISDOC; stav Dokončeno u něj potvrzuje dokončení zpracování.
Doplněk rozlišuje, jestli selhal samotný import, nebo až následné doplnění úhrady či přiložení původního souboru. Když už faktura vznikla, můžete zopakovat pouze nedokončené doplnění bez dalšího importu faktury. Při opakovaném přikládání ISDOCX nebo šifrovaného PDF je potřeba znovu vybrat stejný původní soubor.
Pokud se spojení přeruší a výsledek importu není jistý, zkontrolujte nejdřív doklady ve Flexi. Nová dávka představuje nový import; nepovažujte ji za automaticky bezpečné zopakování předchozího pokusu.
Jak doplněk přidat do Flexi
Doporučená instalace přes Tweak Tool
Doporučuji doplněk nainstalovat přes Tweak Tool. Vyberete firmu a požadovaná tlačítka a Tweak Tool je nahraje do Flexi. Takto můžete instalovat i do více firem najednou.
- Spusťte Tweak Tool. Pokud ho ještě nepoužíváte, postup najdete v návodu k jeho instalaci a použití.
- Vyberte cílovou firmu nebo firmy a v nabídce Hromadný import ISDOC označte tlačítko pro přijaté faktury, vydané faktury nebo obě možnosti.
- Potvrďte instalaci tlačítkem Nahrát do ABRA Flexi.
- Pokud se nové tlačítko v rozhraní hned neobjeví, znovu otevřete firmu. V seznamu příslušných faktur pak spusťte Import ISDOC.
Alternativa: samostatné instalační XML
Pokud chcete tlačítka nahrát ručně, stáhněte odpovídající instalační soubor:
- Stáhněte XML pro evidenci, ve které chcete import používat.
- V desktopové aplikaci Flexi otevřete Nástroje → Import → Import z XML a soubor naimportujte.
- Odpojte se od firmy a znovu se připojte, aby se tlačítko projevilo v rozhraní.
- V seznamu přijatých nebo vydaných faktur otevřete tlačítko Import ISDOC, nastavte volby a vyberte soubory.
Doplněk potřebuje dostupné REST API pro zápis a odpovídající oprávnění k dokladům, číselníkům a účetním obdobím. Pro zakládání dodavatelů jsou navíc potřeba práva k adresáři.
Import do vydaných faktur vyžaduje zapnutý pokročilý parametr paramImportIsdocFav. Doplněk ho ověřuje a při vypnuté hodnotě nabídne tlačítko Povolit import vydaných faktur. Změna se provede až po jeho stisku a vyžaduje oprávnění k parametrům firmy. Po uložení doplněk sám načte nové nastavení na serveru Flexi. Kvůli tomu nemusíte zavírat desktop ani měnit firmu.
Rozhraní je dostupné česky, anglicky, německy a slovensky. Volbu světlého nebo tmavého režimu přednostně ukládá do Flexi, společně s dalšími doplňky používajícími stejný mechanismus vzhledu.
Zdroje
